Tietosuojaseloste

etäHR-palvelun tietosuojaseloste

Pvm: 3.9.2021

 

1 Rekisterinpitäjä: Happy Resources Oy

Y-tunnus 3014046-9

c/o Digitase Oy, Junakatu 9, 20100 Turku

 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuuli Ilves, p. 040 357 3492, tuuli@happyresources.fi

 

3 Rekisterin nimi

etäHR

 

4 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan mitä tahansa tietoa, jonka avulla henkilö voidaan tunnistaa (kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai henkilötunnus). Käsittelyllä puolestaan tarkoitetaan kaikkea henkilötietojen käsittelyä, esimerkiksi henkilötietoihin pääsyä, niiden keräämistä, tallentamista, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muokkaamista, päivittämistä, analysoimista, poistamista, hävittämistä tai muuta henkilötietojen käsittelyyn liittyvää toimintaa.

 

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

etäHR-palvelu on suunnattu Happy Resources Oy:n asiakasyrityksille. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee palvelunkäyttäjän henkilötietoja sekä palvelunkäyttäjän itse syöttämiä asiakasyrityksen henkilöstön henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittely perustuu Happy Resources Oy:n ja asiakasyrityksen väliseen asiakassuhteeseen, joka syntyy asiakasyrityksen luodessa käyttäjätilin etäHR-palveluun ja kun palvelunkäyttäjä itse syöttää etäHR-palveluun tietoja työntekijöistään.

Henkilötietoja käsitellään Happy Resources Oy:n tarjoaman verkkoselainpohjaisen etäHR-palvelun toteuttamista ja tarjoamista varten sekä asiakassuhteen hoitoa varten.

Happy Resources Oy voi käyttää etäHR-palvelun käyttäjän (ei kuitenkaan asiakasyrityksen henkilöstön) henkilötietoja asiakashistorian, palautteiden, tyytyväisyystietojen, kyselyiden ja tutkimusten tekoon, seurantaan ja analysointiin, palvelutapahtuman todentamiseen, laadunseurantaan, toiminnan ja palveluiden kehittämiseen.

 

6 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

 

Asiakasyrityksen palvelunkäyttäjän tiedot:

Yritys, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutusosoite (sähköposti)

 

Asiakasyrityksen henkilöstön tiedot:

  • työntekijän perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, pankkiyhteystiedot, lähiomaisen nimi ja yhteystiedot, työkokemus, koulutukset ja tutkinnot, pätevyydet, kielitaito sekä muut työntekijän tunnistamisen kannalta tarpeelliset tiedot
  • työntekijän työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten työsopimus sekä muut työsuhteeseen liittyvät dokumentit
  • työtehtäviä koskevat tiedot, kuten tehtävänimike ja toimenkuva
  • työntekijän kehittymistä ja suoriutumista koskevat tiedot (mm. koulutukset ja kurinpidolliset toimet)
  • palkanlaskentaan liittyvät tiedot (mm. rahapalkka, luontoisedut, palkkiot)
  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot (päihteiden väärinkäyttö)
  • työntekijän poissaolot (mm. lomautus, vanhempain-, opinto- ja muut vapaat)
  • työsuhteen päättyminen (mm. irtisanomisilmoitus, työtodistus ja eläköityminen)

 

Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.

 

7 Henkilötietojen säilytysaika

Happy Resources Oy säilyttää henkilötietoja etäHR-palvelussa niin kauan kuin asiakasyrityksen palvelunkäyttäjä käyttää etäHR-palvelua, eli hänellä on palvelussa käyttäjätili.

 

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan seuraavista tietolähteistä:

Palvelunkäyttäjän toimesta tapahtuvan etäHR-palvelun käytön kautta syntyvät tiedot.

 

9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta Happy Resources Oy:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

 

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

 

B Sähköisesti käsiteltävät tiedot

etäHR-palvelu toimii verkossa ja sitä voidaan käyttää suojatun tietoliikenneyhteyden välityksellä esimerkiksi tietokoneen, matkapuhelimen, mobiililaitteen tai muun älylaitteen selaimen kautta.

etäHR-palveluun kirjaudutaan käyttämällä henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja vahvaa salasanaa.

Aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun palvelunkäyttäjän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Happy Resources Oy poistaa etäHR-palvelun käytön lopettamisen yhteydessä kaikki etäHR–palvelussa olevat käyttäjän itse tallettamat tiedot sekä käyttäjän omat tiedot.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata etäHR-palvelun luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

 

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Palvelunkäyttäjän oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Kirjautuessaan sisään etäHR-palveluun, palvelunkäyttäjällä on aina nähtävillään kaikki henkilötiedot, joita etäHR-palvelu hänestä ja hänen yrityksensä henkilöstöstä sisältää.

 

Palvelunkäyttäjän oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Palvelunkäyttäjä voi päivittää omia perustietojaan etäHR-palvelussa. Siltä osin kuin palvelunkäyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, etäHR-palvelun tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin palvelunkäyttäjä ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Palvelunkäyttäjällä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun palvelunkäyttäjä odottaa Happy Resources Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

 

Palvelunkäyttäjän oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun palvelunkäyttäjä on itse toimittanut etäHR-palveluun tietoja, joita käsitellään palvelunkäyttäjän antaman suostumuksen nojalla, hänellä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

 

Palvelunkäyttäjän oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Palvelunkäyttäjällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään palvelunkäyttäjän suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Happy Resources Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

 

Asiakasyrityksen työntekijällä on vastaavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet henkilötietoihinsa:

  1. Työntekijällä on oikeus pyytää nähtäväksi itseään koskevat henkilötietonsa.
  2. Työntekijällä on oikeus pyytää oikaisemaan henkilötiedoissaan olevat virheet.
  3. Työntekijällä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista perustuen henkilötietojen tietosuojalainsäädäntöön.
  4. Työntekijällä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä kieltämistä perustuen henkilötietojen tietosuojalainsäädäntöön.
  5. Työntekijällä on oikeus pyytää tietoa henkilötietojensa lähteestä, mikäli tieto ei ole tullut häneltä itseltään.
  6. Työntekijällä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot.
  7. Työntekijällä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä tietosuojaviranomaiselle.

Työntekijä voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

 

12 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Happy Resources Oy:n etäHR-palvelussa, sähköpostitse etahr@happyresources.fi tai  postitse osoitteeseen: Happy Resources Oy / etäHR, c/o Digitase Oy, Köydenpunojankatu 14, 20100 Turku. Happy Resources Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.